Latihan dan Pengembangan SDM

November 18, 2019

Latihan dan Pengembangan SDM

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN SDM

NAMA : PRIMAJATTI PRATIWI

NPM : 25216797

KELAS : 4EB10

MATA KULIAH : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

BAB I

PENDAHULUAN

Pelatihan dan pengembangan sering kita dengar dalam dunia kerja di perusahaan, organisasi, lembaga, atau bahkan dalam instansi pendidikan. Hal ini dapat diasumsikan bahwa pelatihan dan pengembangan sangat penting bagi tenaga kerja untuk bekerja lebih menguasai dan lebih baik terhadap pekerjaan yang dijabat atau akan dijabat ke depan. Tidak terlalu jauh dalam instansi pendidikan, pelatihan dan pengembangan sering dilakukan sebagai upaya meningkatkan kinerja para tenaga kerja pendidikan yang dianggap belum mampu untuk mengemban pekerjaannya karena faktor perkembangan kebutuhan masyarakat dalarn pendidikan.

Secara deskripsi tertentu potensi para pekerja pendidikan mungkin sudah memenuhi syarat administrasi pada pekerjaannya, tapi secara aktual para pekerja pendidikan harus mengikuti atau mengimbangi perkembangan pendidikan sesuai dengan tugas yang dijabat atau yang akan dijabatnya. Hal ini yang mendorong pihak instansi pendidikan untuk memfasilitasi atau memfasilitatori pelatihan dan pengembangan karir para tenaga kerja pendidikan guna mendapatkan hasil kinerja yang baik, efektif dan efisien.

Salah satu fungsi manajemen surmberdaya manusia adalah training and development artinya bahwa untuk mendapatkan tenaga kerja pendidikan yang bersumberdaya manusia yang baik dan tepat sangat perlu pelatihan dan pengembangan. Hal ini sebagai upaya untuk mempersiapkan para tenaga kerja pendidikan untuk menghadapi tugas pekerjaan jabatan yang dianggap belum menguasainya. Management thought yang dikernukakan Taylor, bahwa tenaga kerja membutuhkan latihan kerja yang tepat. Teori ini sangat tepat untuk rnenghindari kemungkinan terburuk dalam kemampuan dan tanggungjawab bekerja, sehingga dalam menyelesaikan tugas jabatan lebih efektif dan efisien sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

Dalam instansi pendidikan biasanya para tenaga kerja yang akan menduduki jabatan baru yang tidak didukung dengan pendidikannya atau belum mampu melaksanakan tugasnya, biasanya upaya yang ditempuh adalah dengan melakukan pelatihan dan pengembangan karir. Dengan melalui pelatihan dan pengembangan, tenaga kerja akan mampu mengerjakan, meningkatkan, mengembangkan pekerjaannya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

2.1.1 Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Definisi Pelatihan dan Pengembangan secara umum :

Pelatihan dan Pengembangan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang oleh organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan kemampuan pegawai. Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini. Sedangkan Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan di masa yang akan datang.

Definisi Pelatihan dan Pengembangan menurut para ahli :

Gary Dessler, pelatihan adalah proses mengajar keterampilan yang dibutuhkan karyawan baru dan lama untuk melakukan pekerjaanya, sedangkan pengembangan adalah usaha untuk meningkatkan prestasi manajemen dimasa depan dengan menanamkan pengetahuan, perubahan perilaku, atau peningkatan keterampilan.

Menurut Simamora, menyatakan bahwa pelatihan itu diarahkan untuk membantu para karyawan menunaikan pekerjaan mereka saat ini secara lebih baik, sedangkan pengembangan mewakili suatu investasi yang berorientasi ke masa mendatang dalam diri para karyawan.

2.1.2 Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan secara umum Pelatiahan dan Pengembangan adalah upaya untuk meningkatkan prestasi manajemen pada saat sekarang atau di masa yang akan datang dengan memberikan pengetahuan, merubah sikap, atau meningkatkan keterampilan dan kualitas sumber daya manusia. Tujuan-tujuan utama pelatihan menurut (Simamora, 2009), pada intinya dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang :

1. Memperbaiki kinerja

2. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi

3. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru supaya menjadi kompeten dalam pekerjaan

4. Membantu memecahkan permasalahan operasional

5. Mempersiapkan karyawan untuk promosi

6. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

7. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan pribadi

Tujuan-tujuan utama pengembangan menurut (Simamora, 2009), pada intinya dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang, sebagai berikut:

1. Produktivitas kerja

2. Efisiensi

3. Kerusakan

4. Kecelakaan

5. Pelayanan

6. Moral karyawan

7. Karier

8. Kepemimpinan

9. Kompensasi

2.2 Kapan Pelatihan Diperlukan

Kegiatan pelatihan sangat penting karena bermanfaat guna menambah pengetahuan atau ketrampilan terutama bagi yang mempersiapkan diri memasuki lapangan pekerjaan. Sedangkan bagi yang sudah bekerja akan berfungsi sebagai “charger” agar kemapuan serta kapabilitas kita selalu terjaga guna mengamankan existensi atau peningkatan karir. Jadi kalaupun itu harus mengeluarkan biaya sebetulnya tidak terlalu signifikan. Taruhlah kita jadwalkan untuk mengikuti pelatihan dengan frekuensi satu kali dalam satu tahun. Maka biaya yang dikeluarkan apabila dibagi prorata, jumlah pengeluaran rata-rata perbulan sungguh kecil dan tidak sebanding dengan hasil yang diperoleh. Oleh karena itu ungkapan biaya dalam konteks pelatihan biasanya lebih populer disebut sebagai investasi. Jadi kita melakukan investasi dalam jumlah yang kecil untuk tetap survive dalam dunia kerja yang sangat kompetitif akhir-akhir ini. Segala sesuatu dapat terjadi dan berubah secara tiba-tiba. Hanya kemapuan dan upaya untuk me-“refresh” kompetensi masing-masing kita yang membuat kita selalu dapat bertahan. Jangan pernah lengah dan lalai karena yang dinilai adalah aktualisasi diri bukanlah melulu bertumpu pada kebanggan background pendidikan atau nama besar almamater.

2.3 Jenis Program Pelatihan dan Pengembangan

2.3.1 Jenis Program Pelatihan

Menurut sumbernya, metode pelatihan dapat dibagi menjadi dua, yaitu in-house training dan external training. In-house training (IHT) dapat berupa kegiatan on the job training (OJT), seminar, lokakarya, pelatihan internal perusahaan, dan pelatihan berbasis komputer yang sumbernya berasal dari dalam perusahaan. Sedangkan external training terdiri dari kursus-kursus, seminar, dan lokakarya yang diselenggarakan oleh asosiasi profesional, lembaga pendidikan trainer profesional, yang dilakukan pihak lain di luar perusahaan.

a. On the job training. Orientasi lapangan ini biasanya dilaksanakan departemene SDM, dengan cara melibatkan karyawan baru untuk terlibat secara langsung dalam kegiatan operasional perusahaan.

b. Outside trainig. Perusahaan sering menggunakan pelatihan di luar (outside trainig), dalam konteks pemahaman bahwa dilatih di luar perusahaan oleh orang dalam, atau oleh orang luar (diserahkan ke pihak lain).

Menurut Simamora (2004) metode pelatihan dikelompokkan dalam tiga cara, yaitu :

a. Presentasi informasi, yaitu memberikan informasi-informasi yang dimiliki dari suatu pelatihan kepada trainee.

b. Metode simulasi, yaitu teknik penerapan yang dilakukan dalam pelatihan.

c. Pelatihan pada pekerjaan, pelaksanaan langsung pelatihan pada pekerjaan yang sedang dilaksanakan.

2.3.2 Jenis Program Pengembangan

a. Pengembangan Secara Informal, yaitu karyawan atas keinginan dan usaha secara mandiri, melatih dan mengembangkan dirinya dengan mempelajari buku-buku literatur yang ada hubungannya dengan pekerjaan atau jabatannya. Pengembangan secara informal menunjukkan bahwa karyawan tersebut berkeinginan keras untuk maju dengan cara meningkatkan kemampuan kerjanya. Hal ini bermanfaat bagi perusahaan karena prestasi kerja karyawan semakin besar, di samping efisiensi dan produktivitasnya juga semakin baik.

b. Pengembangan Secara Formal, yaitu karyawan ditugaskan perusahaan untuk mengikuti pendidikan atau latihan, baik yang dilakukan perusahaan maupun yang dilaksanakan oleh lembaga-lembaga pendidikan atau pelatihan.

2.4 Orientasi Pekerja Baru

Orientasi Pekerja Baru Untuk Meningkatkan Produktivitas

Setelah merekrut pegawai baru, maka harus ada satu proses yang penting yaitu bagaimana memperkenalkan pegawai baru tersebut kepada lingkungan, peraturan dan tujuan perusahaan, sehingga membantu pegawai tersebut masuk ke dalam bagian sebagai pihak yang dapat memajukan perusahaan. Hal inilah yang dikenal dengan istilah Orientasi Pegawai Baru. Beberapa waktu lalu sewaktu saya bekerja pada sebuah bank, saya menemukan beberapa kasus tentang kurangnya orientasi pegawai baru. Seorang Senior Manager yang baru direkrut, dia merasa kecewa karena ada beberapa kebijakan yang belum dia ketahui, seperti tentang asuransi kesehatan sehingga dia harus bolak balik melakukan urusan tentang kesehatan tersebut. Ada juga beberapa pegawai baru tidak tahu dengan jelas apa yang mereka kerjakan, sehingga kelihatan mereka tidak bekerja maksimal hanya menunggu perintah dari atasan saja.Hal-hal tersebut di atas, seperti adanya kekecewaan dan benturan-benturan, juga tidak jelasnya tujuan kerja, menyebabkan kurangnya produktivitas, yang pada akhirnya mengganggu pencapaian tujuan perusahaan.Seringkali karena kurangnya proses orientasi, menyebabkan kurangnya produktivitas. Hal ini bisa disebabkan kurangnya informasi dan pemahaman tentang peraturan dan bisnis perusahaan, akibatnya si pegawai baru tidak mencapai target yang diharapkan, atau bisa saja dia tidak betah akan situasi dan kondisi perusahaan yang tidak mendukung, akhirnya dia memilih keluar dari perusahaan.

Beberapa tahap orientasi yang penting dilakukan :

1. Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.

2. Penjelasan Tujuan Perusahaan

Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

3. Sosialisasi Kebijakan

Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.

4. Jalur Komunikasi

Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email mapun telephone.

5. Proses Monitoring

Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.

2.5 Pelatihan dan Tahap-Tahapnya

a. Penentuan kebutuhan pelatihanSDM

Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan SDM ini adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna mengetahui data atau menentukan apakah perlu tidaknya dilakukan pelatihan SDM dalam organisasi tersebut

b. Mendesain program pelatihan SDM

Ketepatan metode pelatihan SDM tergantung pada tujuan yang hendak dicapai identifikasi mengenai apa yang diinginkan agar para pekerja harus mengetahui dan harus melakukan.

c. Evaluasi efektifitas program pelatihan SDM

Pelatihan SDM harus merupakan suatu solusi yang tepat bagi permasahan organisasi, yaitu bahwa pelatihan SDM dimaksudkan untuk memperbaiki kekurangan dari keterampilan setiappekerja. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji apakah pelatihan SDM tersebut efektif di dalam mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkan

2.6 Pelatihan Formal dan Non-Formal

2.6.1 Pelatihan Formal

Pelatihan formal adalah pelatihan yang dilaksanakan secara formal (resmi) oleh organisasi atau perusahaan untuk para karyawan. Pelatihan jenis ini biasanya dilakukan secara teratur, terjadwal dengan mengacu pada kurikulum-silabus yang sudah ada. Kurikulum silabus disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang sudah dikaji sebelumnya, sehingga materi pelatihan itu benar-benar berkaitan dan dapat meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.

Metode pelatihan formal :

1. Belajar mandiri

2. Metode belajar dikelas/ceramah

3. Pelatihan ditempat kerja ( on the job training)

4. Unjuk kerja

5. Simulasi

6. Sistem magang

7. Pelatihan vestibule

8. Bermain peran

9. Telaah kasus

10. Pelatihan laboratorium

2.6.2 Pelatihan Non Formal

Pelatihan nonformal adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan formal tidak selalu dapat dilakukan, karna ia memerlukan biaya yang besar, waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal dan sebagainya. Salah satu jenis pelatihan nonformal disebut Built In training (BIT ) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan, untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar uraian pekerjaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

2.7 Pelatihan Supervisor, Pengembangan Team dan Pengembangan Organisasi

Para manager dan supervisor organisasi bertanggung jawab tidak hanya bagi kinerja mereka sendiri, tetapi juga bagi kinerja dari para pekerjanya sendiri. Akibatnya tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan, yaitu: organizaton development (OD) dan sensitivity training.

1. organization development yaitu: para manager dan supervisor tidak hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

Ciri-ciri organization development:

a. change oriented.

b. action orinted.

c. aimed at employees.

2. Sensitivity training yaitu:hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri.Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses yang terdiri dari manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.

2.8 Arti dan Pentingnya Pengembangan SDM

Peranan dan arti penting sumber daya manusia dalam berbagai bidang

1. Sumber Daya Manusia Pendidikan

Untuk menciptakan sumber daya manusia yang handal, faktor pendidikan adalah faktor utama untuk mencetaknya. Untuk itu pelaku-pelaku pencerdas generasi bangsa ini adalah mereka yang benar-benar berkompetensi di bidangnya. Keberadaan guru dan dosen memegang peranan penting dalam proses pembelajaran masyarakat. Dari kerja keras guru dan dosen yang profesional maka tidak mustahil jika hasil yang dicapai juga akan baik bagi peningkatan sumber daya manusia.

2. Sumber Daya Manusia Pertanian

Peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang pertanian terus dilakukan oleh pemangku kebijakan (stakeholder) dalam hal ini adalah Departemen Pertanian RI. Pembangunan di sektor Pertanian meliputi peningkatan kualitas SDM petani melalui penyuluhan tata cara bertani yang baik, merupakan program DEPTAN dalam meningkatkan keterampilan dan pemahaman tentang pertanian pada para petani.Bidang usaha yang paling maju di Indonesia adalah bidang pertanian. Maju dalam arti paling dahulu diusahakan, jumlah tenaga kerja yang terlibat dalam usaha itu paling banyak, serta pengalaman bangsa Indonesia di bidang ini tentunya paling banyak.

3. Sumber Daya Manusia Bidang Kesehatan

Terdapat 3 simpul permasalahan SDM Kesehatan yaitu (1) masalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan kompetensinya, (2) masalah pengelolaan yang variatif khususnya dalam bidang reward, yang tergantung padakemampuan daerah, dan (3) masalah ketidakseimbanganantara rekruitmen, pendayagunaan dan pembinaan di berbagaidaerah khususnya daerah terpencil.

2.9 Pengembangan SDM melalui Diklat

Strategi Pengembangan SDM melalui Diklat

Dari sudut pandang langsung organisasi, pengembangan seseorang di tempat kerja dapat membantunya lebih kompeten melakukan pekerjaan. Ini akan makin meningkatkan mutu produktivitas diri produktivitas organisasi. Pengembangan SDM yang ada jauh lebih murah daripada merekrut dan mendidik pegawai baru, investasi pengembangan SDM akan mengurangi biaya operasi organisasi dan mampu menghasilkan kepuasan masyarakat yang lebih besar. Mengapa pelatihan dan pengembangan SDM begitu penting?..jawaban yang paling sederhana adalah jika organisasi pemerintah tidak mengembangkannya, maka organisasi akan kehilangan potensi pegawainya.

Organisasi yang tidak memberi harapan bagi orang-orang yang mempunyai keterampilan kemungkinan hanya akan memiliki pegawai yang tidak terampil dan tidak dapat diandalkan. Dalam kata – kata yang lebih positif, organisasi yang berkembang adalah organisasi yang pengembangan SDM nya terus menerus.

Strategi yang dapat ditempuh dalam pembinaan pengembangan SDM aparatur dimulai dari pengkajian kebutuhan diklat (need assesment) untuk suatu program, persiapan dan pelaksanaan pendidikan, evaluasi pasca pelatihan, pemberdayaan serta dukungan anggaran yang memadai.

Selain itu pengembangan SDM melalui Diklat, diklat yang dilaksanakan harus dikembangkan dalam teknis pelaksanaannya. Sehingga diklat yang dilaksanakan harus berbasis inovatif sehingga pegawai merasa nyaman dan tertarik untuk mengikuti Diklat, Diklat jangan dijadikan objek laluan hanya sebatas pelaksanaan tanpa hasil maksimal, sudah semestinya Diklat adalah proses pencetakan kualitas SDM.

Dibanyak organisasi pegawai antusias ketika ditawarkan untuk mengikuti Diklat, karena pegawai merasa yakin ketika mereka mengikuti Diklat mereka akan mendapat pengetahuan baru dan ketika berhasil pegawai akan mendapatkan penghargaan dari organisasi.

2.10 Pengembangan melalui Penugasan

Untuk mengembangkan potensi pegawai melalui penugasan pada jabatan-jabatan dari yang sederhana sampai yang kompleks. Disamping itu bagi para pegawai juga diikut sertakan dalam pendidikan dan pelatihan.

Apabila pegawai dilatih dan selama proses latihan atau pengembangan, pegawai diberitahu atau ditambah pengetahuannya bagaimana cara terbaik dalam melakukan sesuatu pekerjaan atau kegiatan tertentu. Bila cara terbaik untuk mengerjakan sesuatu itu benar-benar dikuasai oleh pegawai yang bersangkutan, maka dalam melaksanakan pekerjaan itu dia akan lebih efisien mengerjakannya jika dibandingkan dengan cara mengerjakannya sebelum ia mengikuti latihan yang bersangkutan.

Selanjutnya pegawai yang lebih trampil atau lebih mempunyai pengetahuan dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan oleh pimpinan tidak perlu selalu mengawasinya. Jika pegawai dilatih atau dikembangkan yang salah satu tujuannya agar pimpinan dapat mengurangi pengawasannya terhadap pegawai tersebut.

Program-program pendidikan dan pengembangan SDM diarahkan pada pemeliharaan dan peningkatan kinerja pegawai. Program pendidikan adalah suatu proses yang di desain untuk memelihara ataupun meningkatkan kinerja pegawai. Program pengembangan adalah suatu proses yang didisain untuk mengembangkan kecakapan yang diperlukan bagi aktivitas kerja dimasa datang. Ada perbedaan pengertian antara peningkatan dengan pengembangan kinerja pegawai. Peningkatan mengacu pada kuantitas, yaitu meningkatnya kemampuan baru bagi pekerja

2.11 Pengembangan melalui Mutasi/Promosi

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta).

Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karywan atau pegawai menurut Handoko (1999) adalah:

a. Pengalaman (lamanya pengalaman kerja karyawan).

b. Kecakapan (keahlian atau kecakapan).

c. kecakapan dan pengalaman (lamanya pengalaman dan kecakapan).

Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas dan tanggung jawab yang baru umumnya adalah sama seperti sedia kala.

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :

a. Permintaan sendiri

Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karyawan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi.

b. Alih tugas produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

2.12 Pengembangan melalui GKM

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

Mutu usaha secara keseluruhan meliputi :

1. Produk, biaya, waktu dan penyediaan.

2. Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.

3. Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya.

Karena masalah mutu secara keseluruhan akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha, betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang ssemangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan:

1. masalah yang mereka alami sendiri secara nyata

2. masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangny

Sasaran GKM

1. Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis

2. Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingk kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya

3. Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis

4. Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja

Tujuan Umum GKM

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya.

2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif.

3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.

4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan.

5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah

2.13 Pengembangan melalui Waskat

Unsur Pengawasan Melekat

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur Waskat dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran satuan organisasi / kerja. Delapan unsur Waskat tersebut adalah pengorganisasian,personil, kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan,supervisi dan reviu intern. Pimpinan organisasi wajib melakukan evaluasisecara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur Waskat dengan menggunakan beberapa metode seperti lembar periksa (checklist ), jajak pendapat, bagan arus (flowchart ) dan wawancara.

1. Pengorganisasian

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang ataulebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untukmencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi membutuhkan adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan tentang kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata kerja yang berlaku didalamnya. Uraian tugas yang jelas dibutuhkan untuk memastikan adanya pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas, dan fungsi. Seluruh tugas harus terbagi habis. Perangkapan jabatan dan konflik kepentinganpribadi dalam organisasi harus dihindarkan, karena akan memperlemahpengendalian manajemen.Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi sehinggacakupannya lebih luas dan lebih dinamis dari pada istilah organisasi.Melalui pengorganisasian, bentuk suatu organisasi pemerintah dapat di desain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan.

Didalamnya termasuk fungsi manajerial ataupengelolaan sumber daya yang dimiliki berupa manusia, unsur dan praunsur fisik, teknologi, dan dana, guna memanfaatkan peluang yangdiperoleh dan menghadapi tantangan pembangunan.Suatu pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain:

a. proses pembentukan dan penyusunan struktur organisasi harusmengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif danefisien;

b. penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuanorganisasi;

c. pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya;

d. penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan(kompetensi) untuk masing-masing jabatan;

e. pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Personil

Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia yang menjalankan sistem dan prosedur satuan organisasi/kerja pemerintah memiliki kemampuan secara profesionaldan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung jawabnya.Keseimbangan hubungan antara kemampuan dengan beban tugas dantanggungjawabnya harus dijaga karena kemampuan yang terlalu dominan terhadap tugas dan tanggung jawab akan mengeliminasi kepuasan kerja, semangat, motivasi, dan kreativitas. Sebaliknya jika beban tugas dan tanggung jawab melebihi batas kemampuan akan menghasilkan kinerja di bawah standar yang pada akhirnya dapat menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas, mengurangi keandalan laporan, atau secara tidak disadari keluar dari kebijakan dan peraturan.Untuk itu pembinaan personil harus dilakukan secara sistematis dan terencana dengan baik.Kegiatan pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain:

a. formasi pegawai harus ditentukan secara tepat;

b. penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan padaformasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif;

c. pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian,dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai;

d. perencanaan dan pengembangan karier yang jelas;

e. sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai dan pemberiansanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai;

f. pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yangberlaku.

3. Kebijakan

Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi/kerja untuk mendorong tercapainya tujuan satuan organisasi/kerja.Perumusan kebijakan merupakan proses yang dapat menghasilkan kebijakan yang memayungi dan mendasari kebijakan yang lebih rendah, menghasilkan kebijakan yang mempererat, merenggangkan, dan membatasi hubungan tata kerja bagian organisasi, serta menghasilkan kebijakan yang merupakan penjabaran yang lebih operasional terhadap kebijakan yang lebih tinggi. Perumusan kebijakan meliputi kebijakan perencanaan sampai pelaksanaan dan pelaporan.Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a. jelas dan tertulis;

b. dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalamorganisasi;

c. dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target;

d. tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala;

e. transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara stafdengan pimpinan;

f. dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai;

g. konsisten dengan tujuan organisasi;

h. konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlakudalam organisasi;

4. Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaiantujuan organisasi.Pengawasan melekat sebagian diwujudkan di dalam perencanaan karena di dalamnya sudah memuat standar dan rambu-rambu yangharus dipatuhi dalam pelaksanaan oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf.Suatu perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa kriteriaberikut:

a. merupakan jabaran dari tujuan;

b. melibatkan semua pihak terkait;

c. realistis;

d. mempertimbangkan prinsip ekonomi;

e. dikomunikasikan;

f. dapat diukur;

g. menjadi dasar pelaksanaan kegiatan;

h. fleksibel;

i. dapat digunakan sebagai unsur pengendalian;

j. memperhitungkan risiko yang akan dihadapi.

5. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk melaksanakan aktivitas tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.Prosedur yang baik mampu memberi kejelasan bagi personil yangmelaksanakan. Dengan demikian, prosedur harus dibuat secara tertulis,sederhana, mudah dimengerti, disosialisasikan kepada pihak yang ber-kepentingan, dan memberikan pelayanan prima kepada pemakai jasa(users). Suatu prosedur yang memenuhi kriteria tersebut di atas dandipatuhi pelaksanaannya, dengan sendirinya akan membentuk jaringan Waskat yang andal.Pelaksanaan suatu prosedur yang baik harus memperhatikan beberapahal antara lain:

a. dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit;

b. prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas;

c. pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainyatujuan prosedur;

d. penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yangmemadai;

e. peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkandi dalam penyusunan prosedur;

f. penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai,baik kuantitas maupun kualitasnya;

g. prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatanyang bersifat mekanis;

h. sederhana, efisien, dan aman;

i. kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harusterkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya;

j. dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti;

k. dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait;

l. hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya; dan

m. direview secara berkala.

6. Pencatatan

Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi instansi.Pencatatan juga mencakup proses pengolahan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan.Dalam proses pengolahan data dilakukan klasifikasi data transaksi/kejadian yang melibatkan faktor manusia, sistem yang bersifat manual ataupun terotomatisasi, serta tujuan pengolahan. Di lingkungan satuan organisasi/kerja, pencatatan meliputi kegiatan tata persuratan,pembukuan/akuntansi, administrasi kepegawaian, administrasi barang dan jasa, dan dokumentasi kegiatan lainnya.Efektivitas pengendalian yang memadai di bidang pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang signifikan.Suatu pencatatan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a. dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi;

b. prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dancermat;

c. sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas danmemadai;

d. pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secaramemadai;

e. lengkap dan informatif;

f. mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan;

g. diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu;

h. diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, danterintegrasi;

i. dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan;

j. direviu secara berkala.

7. Pelaporan

Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang lebih tinggi (pemberi tugas) atau kepada instansi lainyang mempunyai garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan. Pelaporan merupakan konsekuensi logis dari adanya pendelegasian wewenang. Secara fisik, laporan dapat berbentuk suratatau media lainnya. Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a. mengandung kebenaran, obyektif, dan dapat dibuktikan;

b. jelas dan akurat;

c. langsung mengenai sasaran;

d. lengkap;

e. tegas dan konsisten;

f. tepat waktu;

g. tepat penerimanya; dan mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya.

8. Supervisi dan Reviu Intern

Supervisi merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadappelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh stafnya. Reviu intern adalahsuatu aktivitas untuk mengevaluasi pelaksanaan kebijakan, program,dan kegiatan yang telah ditetapkan yang dilakukan oleh pimpinan ataupejabat yang berwenang bersama-sama dengan staf pimpinan atau dila-kukan oleh APIP, terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan. Dengan kata lain reviu intern adalah memeriksa apakah seluruh sistempengendalian telah berfungsi secara baik, untuk memastikankeberhasilan pencapaian misi organisasi.

Supervisi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a. bersifat pembinaan personil;

b. tidak mengganggu jalannya kegiatan organisasi;

c. dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatanyang disupervisi;

d. mampu meningkatkan kinerja yang berada dibawah standar; dan

e. menggunakan metode atau instrumen yang tepat.

Reviu intern yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a. dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan independen;

b. dilakukan sesuai dengan kebutuhan;

c. ruang lingkup yang direviu harus dirumuskan secara jelas;

d. dilakukan secara periodik atau waktu tertentu sesuai kebutuhan;

e. menekan perbaikan terhadap suatu kelemahan, bukan mencarikesalahan; dan

f. harus dilaksanakan secara efisien dan ekonomis.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Tujuan-tujuan utama pengembangan menurut (Simamora, 2009), dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang, sebagai berikut: (1)Produktivitas kerja, (2)Efisiensi, (3)Kerusakan, (4)Kecelakaan, (5)Pelayanan, (6)Moral karyawan, (7)Karier, (8)Kepemimpinan, (9)Kompensasi.